Plano de ação

Nesta postagem, vou escrever sobre um tema que considero interessante e muito importante para o desenvolvimento de trabalho e também, por que não, como meta a ser trabalhada em outras diversas áreas da vida humana: Como transformar uma ideia em algo possível, realizável? 

O primeiro passo é estabelecer qual o objetivo que você deseja alcançar, qual a meta que deseja atingir (nada de "Síndrome de Dilma", ou seja, dobrar uma meta sem saber qual é), estabelecido esse objetivo, é necessário que seja realizado um levantamento sobre as condições necessárias para atingir essa meta/objetivo (é quando você identifica a viabilidade de seu objetivo).

Mas qualquer que seja seu objetivo, você não terá sucesso, a menos que tenha uma estratégia e um plano detalhando o caminho a tomar para atingir seu objetivo. Este plano define o que precisa ser feito, quando precisa ser feito, por quem será feito e que recursos serão necessários. O plano de ação é o processo de operacionalização do objetivo, e deve explicitar claramente alguns pontos importantes, que vou nomear aqui:

1. O objetivo que deve se alcançado.
2. Os passos que devem ser seguidos para atingir este objetivo, ou seja, as atividades que devem ser executadas.
3. A sequência lógica em que estas atividades devem ser executadas.
4. As datas para início e término de cada atividade.
5. O responsável pela execução de cada atividade.
6. Os recursos necessários para a execução de cada atividade
7. Os resultados intermediários (metas) a serem atingidos ao final de cada atividade.
8. Os indicadores que servirão par avaliar se as atividades foram executadas a contento.

Ao elaborar o seu planejamento, tome cuidado para prevenir algumas falhas que podem comprometer o seu plano de ação e assim, comprometer o exito de seu projeto:

• Pretender a realização de muito trabalho em curto espaço de tempo.
• Não considerar adequadamente as necessidades de recursos humanos (disponibilidade de tempo, competências, etc.).
• Mau dimensionamento de recursos materiais, instalações, logística, etc.
• Omitir algum passo importante.
• Não detalhar suficientemente as atividades.
• Ignorar dependências entre atividades e não sequenciá-las corretamente.
• Não esclarecer corretamente quem tem responsabilidade e autoridade para cada atividade a ser executada.

Assim, para assegurar que o seu plano de ação obtenha sucesso, isto é, que as atividades aconteçam na forma e no momento em que foram planejadas, é fundamental que todas as unidades e pessoas envolvidas na execução participem no planejamento. Isto inclui as pessoas diretamente responsáveis pela execução, bem como os gerentes das unidades responsáveis por atividades de apoio, fornecimento de recursos, logística. 

Por isso é importante que haja uma definição clara das atribuições de cada um dos envolvidos e escolher esses envolvidos de forma criteriosa e de acordo com as habilidades necessárias para a realização das tarefas planejadas. Tanto a centralização exagerada, quanto a delegação sem critérios, são falhas graves na execução de seu plano de ação, o que provavelmente vai comprometer o sucesso de sua empreitada.

Mas como planejar as atividades, se valendo de uma sequência lógica?

Para isso é necessário entender que,  as atividades são os passos que você necessita executar para obter os resultados intermediários que contribuirão para a realização do objetivo final.

Assim, o ponto inicial é o objetivo desejado, que são distribuídos pelos resultados intermediários e nos passos requeridos para atingi-los. Estes passos devem ser ordenados numa sequência lógica, e alguém deve assumir a responsabilidade de fazê-los acontecer. E deve ser estabelecido uma forma de analise e acompanhamento de resultados. Isso é fundamental para você conseguir visualizar se as ações estão ocorrendo da forma como foram planejadas (isso faz com que você tenha condições de alterar procedimentos ou pessoas, para que rumos possam ser redefinidos)

Antes de detalhar cada passo, é necessário definir uma estratégia de como chegar ao resultado final. A melhor maneira de fazer isto é realizar uma reunião para identificar as possíveis opções e decidir qual faz mais sentido, considerando os critérios apropriados, como recursos humanos disponíveis, custo, tempo e outros.

Quando chega o momento de planejar o tempo necessário, o "segredo" do sucesso está na sequência, isto é, fazer as coisas na ordem certa e assegurar que não haja interrupções e esperas causadas por uma atividade que já devia ter sido feita e ainda não foi.  A definição de quando cada atividade deve ser realizada requer as seguintes etapas:

1. Estabelecer quando o resultado final deve ser atingido.
2. Identificar as dependências entre atividades, ou seja, que atividades só podem ser iniciadas após a conclusão de determinadas atividades.
3. Identificar as atividades que podem ser total ou parcialmente simultâneas (paralelas).
4. Estabelecer uma data realista para o início de cada atividade.
5. Calcular a duração de cada atividade.

Cumpridas as etapas acima, você deve representar graficamente o planejamento de execução usando um cronograma. Assim, ficará mais fácil verificar se há conflitos ou incoerências que possam prejudicar o bom andamento da execução. A visualização do plano de ação faz com que você e o restante da sua equipe, consigam ter uma noção mais física e abrangente do processo como um todo.

Para finalizar, como estabelecer a sua responsabilidade e a responsabilidade de cada pessoa envolvida na execução do projeto?

A menos que a responsabilidade pela execução de cada atividade seja claramente estabelecida, é certo que nada acontecerá e o plano de ação não passará de um sonho. A responsabilidade deverá ser acompanhada por um nível equivalente de autoridade para resolver prontamente os problemas do dia a dia.

Ao decidir sobre quem deverá ser responsável por determinada atividade, deve-se considerar as características de cada envolvido no projeto (por isso a importância de fazer uma escolha adequada, levando em conta quais as habilidades necessárias para a realização das tarefas):

• A experiência, conhecimentos e habilidades exigidas pela tarefa.
• Quem está disposto a aprender, enfrentar desafios e fazer algo diferente e novo.
• Quem tem disponibilidade para realizar a tarefa na ocasião programada para sua execução.

Se não houver ninguém capacitado, disponível e disposto, torna-se necessária a capacitação de algumas pessoas, ou mesmo a contratação de uma equipe em caráter temporário. Isto poderá requerer ajustes no cronograma de execução e também no orçamento previamente estabelecido para a execução do projeto.

Sei que minha competência como administrador é nula (peço escusas aos amigos administradores pela ousadia em escrever este texto), mas espero ter contribuído, com a minha experiência na execução de projetos, para esclarecer dúvidas sobre a criação de um plano de ação. Meus anos trabalhando com projetos me dão a segurança de expor esse pensamento que coloquei aqui.

Mas como sempre, estou aberto à criticas e considerações.